Tercera Fase - Implantación

La implantación de un nuevo sistema en una empresa es una situación que debe pensarse debido a que no se sabe el impacto que va a tener el nuevo sistema en los demás empleados, a lo mejor algunos de los empleados no han tenido contacto con los equipos del nuevo sistema, aunque poco a poco esto ah ido cambiando ya que la nuevas tecnologías están en nuestros hogares y es difícil conseguir a empleados que no tengan ningún tipo de relación con una computadora, y lo mas importante es que ahora no les tienen miedo sabes y están concientes que ellas le van a aminorar el trabajo además de optimizarlo.

Algo bien importante a la hora de implantar un sistema nuevo es la capacitación del personal operador del sistema, yendo desde los conceptos mas básicos de computación como lo pueden ser hardware y software, generalidades del procesamiento de datos.

También se le debe entrenar o capacitar directamente con el sistema, la navegación por el mismo, por sus menús, funciones, características. También se le debe capacitar con lo que esta relacionado con los almacenamientos de registros, datos, entrega de reportes, impresión de salidas. una vez dado este aprendizaje previo se le deja utilizar el sistema bajo una supervisión.

La implantación engloba todos los pasos que van desde el sistema viejo hasta llegar al nuevo, aunque existen casos en que el sistema nuevo saca totalmente al viejo. Estos sistemas pueden ser manuales o automatizados. Sin importar lo anterior lo que se busca es una buena implantación para así lograr que el sistema sea confiable y funcional. Esta parte es esencial para una empresa ya que si el analista se pierde de detalles de implantación aunque el sistema se optimo este no rendirá como lo pudiese hacer.

Existen dos etapas para el momento de la capacitación como son : la capacitación del personal como hicimos una breve reseña anteriormente, y los procedimientos de conversión y revisión después de la implementación.

Capacitación:

Explicando mejor esta parte ya que pensamos que es súper importante para que el sistema fluya de la mejor manera, es importante que cada una de las personas que estén involucradas con el sistema conozca cada detalle sus roles, que hará y que no hará el sistema.

¿Cómo capacitar a los operadores del sistema?

Siempre es importantísimo que el departamento de computo este súper entrenado con el sistemas para que así le pueda brindar un soporte bien sea por cosas sencillas como para cosas extraordinarias que se puedan presentar en el día a día. Si la implantación necesita una nueva plataforma tecnológico, nuevos equipos, etc. si es necesario enseñarle hasta como encenderlo, como apagarlo, como trabaja, todo lo que concierne a la captura de datos. Al operador se le debe de entrenar en lo que son los posibles errores y así ir creándole una lista de estos con sus posibles soluciones, así como también los números telefónicos de las personas que realizaron el sistema por si ocurre algo que no sepan como resolver. Muy importante es también capacitarlo o famirializarlo con los procedimientos del sistema, como puede ser la creación de archivos, facilitar la rápida navegación por el sistema entre otras cosas.

Algo que es muy importante también es la capacitación que se le tiene que dar al usuario.

Capacitación del usuario:

Esta capacitación también tiene que venir desde lo mas básico como puede ser la introducción de un diskete, cuando apagar el Aquino sin perder datos etc. ya que hay muchos casos en el cual el operador es el mismo usuario, también hay que capacitarlos con el reconocimiento de los errores ya que así ellos sabrán si el error es producido por su culpa o por problemas de software. La mayor parte de la capacitación de usuario es con el trato específicamente con el sistema, enfatizando con los estándares de la captura de datos. También es importante que sepa como utilizar los periféricos como impresoras, saber que hay que meterle papel, recargar tinta entre otras cosas.

Es importante que el analista realice un manual de usuario el cual contemplara toda la información que requerirá el usuario.

Estas clases o cursos de capacitación pueden llevarse a cabo desde la mima empresa donde se esta implantando como también el en hoteles o sitios ajenos a la empresa ya que puede ser que el proveedor haga uso del sistema también.

Conversión:

Este es el proceso de cambiar el sistema anterior al nuevo, existen nos métodos para el logro efectivo de esta conversión.

Existen 4 métodos para llevar a cabo esta conversión, estos métodos deben ser estudiados con cuidado para que así se implante el método que mejor se le encaje a la conversión.

Métodos de conversión:

Sistemas paralelos: es el método mas seguro, el cual consiste en poner a trabajar los dos sistemas en paralelo, de esta manera los usuario siguen utilizando el sistema anterior de manera acostumbrada aunque van teniendo mas contacto con el otro. La data va a ser poco a poco migrada de un sistema a otro y sin que el usuario se de cuenta vamos obligándolo a usar poco a poco mas el nuevo sistema. Una de las desventajas es que al estar operando los dos sistemas los costos se duplicaran debido a que pudiera ser que se tenga que contratar personal para que opere los dos sistemas, puede que también el nuevo sistema sea rechazado por los usuarios y se vuelva al sistema anterior.
Conversión directa: este tipo de conversión se hace de manera radical debido que se hace de un día a otro obligando tanto físico como psicológicamente al usuario que no existe otro sistema y debe usar ese. Esto tiene una desventaja ya que al eliminar por completo el sistema antiguo se quedan sin respaldo, y si el sistema nuevo llegase a tener problemas este quedara parando a la empresa hasta que se solucione, también la empresa se retrasa varias semanas debido que toda la captura de datos debe empezarse de nuevo y los departamentos deben ponerse a trabajar con eso. una vez que empiece este proceso debe seguirse a pesar de las frustraciones que pueden haber por cuestión de tiempo perdido. Este método necesita una buena planificación, para que así no exista perdida de ningún tipo.
Enfoque piloto: este método funciona de la siguiente manera, tenemos el sistema pero solo se lo aplicamos a un departamento a manera de prueba para así también ir probándolo y mejorándolo una vez capaces de trabajar con el, y saber que el sistema esta trabajando en su plenitud y no tiene errores y ah minimizado tareas en ese departamento tanto como costos, tiempo etc. se va a implementar en toda la empresa.
Modelo por etapas: este método se da debido a la tardanza de la llegada del nuevo sistema que pasara de días a meses y es por eso que solo algunos tendrán acceso a el. Ejemplo: soy un empresario, tengo 15 tiendas de ropa, automatizar a las 15 tiendas alomejor me sale muy costoso y es por eso que la implanto primero en 5 tiendas y luego en el resto.

Plan de conversión:

Esto no es mas que hacer un plan donde se explique o salga explicito las personas que están involucradas con el nuevo sistema y que responsabilidad tiene con el, programas de actividades, cuando debe llevarse a cabo una situación cuando otra, todos los archivos que van a ser convertidos, los datos necesarios para estos archivos, nuevos procedimientos, etapas de verificación para así ver si cada uno de las personas o el sistema esta trabajando al día, las asignaciones de responsabilidades, así como también el tiempo para cada rutina para que al final se haga la nueva implantación de la manera mas estable que es con la que se planeo. Este plan también debe contener posibles errores y como deben ser enfrentados.

Es necesario que el analista establezca y acondicione el sitio para que soporte este nuevo sistema, cables, computadores, controles de humedad etc. para que así el local esta listo antes que lleguen los equipos.

Preparación de datos y archivos:

Es necesario tener los archivos ya migrados de un sistema a otro ya que es esta la etapa que mas se tarda ya que al principio se va a tener que teclear unos cuando registros, siempre es recomendable tener medidores de errores ya que debemos evitar que este pase de información se haga de manera segura que no haya errores ya que repercutirán después con el desenvolvimiento del sistema.

Para evitar que falten registros que trabaja con lo llamado procesos por lotes que no es mas que enviar o almacenar cada 50 o 100 registros y así se puede verificar cada grupo antes de ser accedidos. Siempre es bueno que toda transacción de archivos se haga de manera seriada si es que esta viene de un dispositivo remoto así sabemos que si de un sitio salieron 1000 en el otro están los 1000 archivos.

Revisión después de la implementación:

Una vez listo el sistema con todas sus conversiones de archivos el analista con su grupo de trabajo deben probar el sistema para determinar el buen funcionamiento del mismo y si se deben hacer los ajustes o no. Después de tener un trato con el sistema se hace como un estudio de expectativas, como se sintió el usuario con el sistema si optimizo el proceso o no? Todo esto es muy importante ya que hay que ver si el sistema impuesto es el mas optimo, esto se hace a través de encuestas a los usuarios, entrevistas y así se sabrá el impacto del sistema entre los usuarios que son aquellos que lo van a manejar u operar y si a ellos no les conviene a la empresa tampoco ya que lo que se busca es optimizar procesos y no desmejorarlos.

Administración del proceso de desarrollo de sistemas de información

Todo proyecto exitoso de sistemas de información debe esto a que son dirigidos de una manera correcta. A pesar de todo los programas fallan ya que a veces no c toma en cuenta lo critico que lo procesos pueden ser o que no se haya usado el personal mas calificado. Para evitar esto se formulan unas estimaciones y se calendariza para que así se pueda hacer un estudio de su desempeño.

Estimación y control del tiempo de desarrollo:

un desarrollo tardía de un proyecto es un poco desanimante para los usuarios es por eso que continuación le presentaremos un método para el mejor desarrollo de la planificación de el tiempo.

Estimación de los requerimientos del tiempo:

Las estimaciones son las horas, meses, días, segundos de esfuerzo necesario para desarrollar el sistema deseado. Estas van a ser determinadas por la habilidad del analista, o programadores o sencillamente por la complejidad del sistema.

Método de estimación del tiempo:

Existen tres métodos para la estimación del tiempo de desarrollo del proyecto.

· Método histórico: se trata de los registros cuidadosos que tienen de realizaciones de proyectos anteriores, con todas sus características pa que sean después comparados con los actuales y así se pueda hacer la estimación, es por eso que no es el mas utilizado ya que es difícil mantener los registros tan rigurosos y además el proyecto nuevo debe ser muy parecido al antiguo para que la estimación sea de confiar.

· Método intuitivo: es el método que lo lleva a cabo las personas con mas antigüedad en la empresa y con mas experiencia con proyectos. Este método es bastantemente utilizado ya que es rápido pero dependiendo de la experiencia de la persona será preciso.

· Método estándar: este va a venir determinado por el estudio detallado de cada proceso y cada peso individual y después a través de una formula aritmética especifica que nos llevara al resultado mas acertado y confiable

Para realizar cualquiera de estos métodos es necesario tomar en cuenta cada uno de los detalles del proyecto debido a que son muy importantes para la buena estimación (desde el momento en que se decide hacerse el proyecto, pasando por el lenguaje de programación a utilizar hasta su implementación).

Es recomendable la utilización de software de programación de proyectos como puede ser el MS. Project.

Administración del personal:

Es muy importante la selección de buenos equipos de trabajo y saber además como estructurarlo ya que bien sabemos como nos ha podido haber pasado en los anos de estudiantes la importancia de este punto. Los equipos se pueden estructurar de las siguientes maneras:

Equipos con programador en jefe: este equipo consta con un jefe programador, uno de respaldo y un grupo de apoyo. El programador en jefe debe ser una persona con grandes habilidades y experiencia, el cual esta a la cabeza del diseño. El programador de respaldo es quien tiene las opciones alternativas, una persona con diseño de estrategias, aunque con menos experiencia que el programador en jefe. Y el resto es el grupo de apoyo que son los que vana a trabajar bajo la supervisión de sus jefes.
Equipos de especialistas: como su nombre lo indica es un grupo de trabajo donde cada uno de los integrantes son especialistas en un área el cual se va a complementar con la unicidad del grupo. Este tipo de agrupación también tiene su programador en jefe y el de respaldo
Equipos sin liderazgos: a diferencia de los demás este tipo de agrupación no tiene ninguna figura de líder establecida, esta lo que hace es dejar fluir el grupo y se ve que poco a poco va a surgir un jefe o líder de manera informal dependiendo de su habilidad. estos se reparten el trabajo dependiendo de las habilidades de cada quien, estos son grupos de trabajo que no se disgregan estos siguen juntos en todos los proyectos.

Recorridos estructurados:

Esto no es más que una revisión detallada, y planificada de un sistema o software. Generalmente están involucradas en ella las personas que lo crearon, los jefes de departamento esta revisión tiene unas características y son las siguientes:

El propósito de este recorrido es hallar las áreas en las que se puede mejor el proceso.

El proceso de revisión no se afinca en la reparación de errores si no en la optimización de ellos. Siempre la organización designa a como que un líder para esta revisión, casi siempre es el analista ya que es este el que esta mas familiarizado con el proceso.

Cada vez mas los coordinadores del sistema se están dando cuenta de lo importante que es seguir con un estándar para todo ya que así su revisión va a ser mas fácil, y de mantenimiento para futuros grupos de revisión.

Revisión de los requerimientos:

Esto es la revisión que se lleva a cabo por los requerimientos expuestos por el analista, trata de ver las funciones que el nuevo sistema debe manejar y verificar que lo este haciendo, esto se hace para verificar si existe inconsistencia en los datos o en el diseño para así poder atacar este problema.

Revisión de diseño:

Este recorrido es por la parte lógica del diseño, para ver si cumple con las necesidades efectivamente. si lo usuarios muestran una insatisfacción con el resultado esto lo re estudiara el analista.

Revisión del código:

Aquí se revisa los módulos principales de el código fuente a fin de ver si ese modulo arroja los resultados esperados, verificar si coincide con las especificaciones originales. Así se puede mejorar de manera paulatina y los usuarios no se verán frustrados con un sistema vago.

Revisión de las pruebas:

En esta etapa es cuando la empresa contrata a una empresa consultara para que realice este trabajo aunque es bien importante que la empresa ya sepa antes de llamar a la empresa consultora que trabajo va a ellos consultar venga la redundancia. Un consultor va a ser contratado para dar una opinión objetiva dar observaciones objetivas debido a su experiencia, dar información técnica acerca de un tema en específico, y dar sugerencias que mejoraran el sistema implantado.

Todo estas revisiones deben ser realizadas antes de ser aprobado el sistema nuevo si no supera las pruebas debe ser mejorado hasta que lo haga y una vez hecho será aprobado.

Selección del hardware:

En este segmento hablaremos de la necesidad de hardware y el como decidir cual escoger sin dejarnos llevar por los consejos otras personas.

Las computadores pueden variar desde un microcomputador hasta una gran instalación de red se nos hace muy difícil la elección del equipo. Existen muchas características que se deben tomar en cuenta como por ejemplo: la memoria, velocidad de procesamiento, canales de comunicación, almacenamientos auxiliares entre otras cosas. Así como también una buena configuración, niveles de acceso,. Es necesario también que se implante un equipo compatible, ya que así se minoriza costos ya que se esta trabajando con una empresa que nos puede brindar a su vez un soporte técnico de las maquinas, etc.

Otra opción pudiese ser el rentar el equipo, y en el momento que este obsoleto se cambia el equipo sin ningún problema, pero es muy costoso este tipo de solución. También existen rentas a largo plazo (3 a 7 anos) este es menos caro que la renta antes mencionada.

Mantenimiento y soporte:

Esto es muy importante ya que los equipos usualmente son utilizados por gente que no les interesa mucho su equipo es por eso que existen las garantías, o por sencillamente el equipo vino con algún defecto de fabrica ellos se harán responsables esta garantía será de 90 días o bien dependiendo de el trato llegado en la negociación. El analista debe tomar en cuenta muchas cosas y esta no se le puede pasar por alto y debe tratar que en el contrato se especifique esta parte para el así poder cubrirse las espaldas y tener un buen mantenimiento del equipo que seguramente es muy costoso, por que no sirve de nada para la empresa que se gaste grandes cantidades de dinero en un bien inmueble para que después se pierda por que se le dejo morir.

Selección del software:

Esta selección es muy importante al igual que la selección del software. Para la elección del software es necesario tener encuesta el sistema que se va a implantar, para así ver cual software es el más adecuado. Lo mas esencial al momento de la elección es saber que tipo de transacciones de datos se va a realizar, tipo de reportes, que manejadores de bases de datos vamos a necesitar, el sistema tendrá alguna característica especifica que deba ser atendida por alguna aplicación en especifico, el hardware, limitaciones del mismo etc. este a su vez debe ser flexible ya que debe cumplir con todas las necesidades de los usuarios aunque tampoco tan flexible, mas bien en la parte de los reportes. También se busca que el software tenga algun tipo de soporte técnico por que si llegase a fallar seria un gran percance y un gran retraso para la empresa, todo esto debe estar contenido en el contrato del software con la casa productora con todas sus especificaciones y utilidades.